（4-16）情報公開請求に係る審査請求の口頭意見陳述がいつまでも開催されない

令和5年3月29日苦情申立書受理

情報公開請求に係る審査請求の口頭意見陳述がいつまでも開催されない。

（要約）
新民協第〇号の7、新男女第〇号、新民生第〇号のいずれも令和4年12月〇日付けの文書で、「口頭意見陳述の実施について」の文書が送付されてきた。指定された12月〇日は予定が入っていたので別の日を希望し、合わせて、1日で10件の案件を実施することになっていた。その中には30分で4件の案件を実施することになっていた。「30分で4件の口頭意見陳述は時間が足りない。日を分けて実施できないか。」と希望した。「検討する」としたが、具体的な日程等の連絡はされなかった。令和5年3月〇日、再度3課を訪れ確認したが、3課ともに異口同音に「調整中」と答えていた。その後の連絡はない。

市民生活部市民生活課
市民生活部市民協働課
市民生活部男女共同参画課（3課をまとめて、以下「所管課」という。）

令和5年7月31日決定
口頭意見陳述が適切な時期に実施されるよう、関係部署との協議、申立人との連絡調整等、適切な対応をしていただきたい。

当審査会では、所管課から資料を提出してもらうとともに、申立人及び所管課から聞き取りを行いました。
その結果、以下のような事項が認められました。
1.本件に関する事実経過は次のとおりでした。
（1）申立人は、自身が行った情報公開請求（合計10件）に対する一部公開又は非公開との決定を不服として審査請求を行った。
（2）情報公開請求の公開決定に関する審査請求手続きでは、書面審理主義を前提にしているところ、その例外として審査請求人が希望する場合には口頭意見陳述ができるとされ、審査請求人である申立人は口頭意見陳述の実施を希望した。
なお、口頭意見陳述は審査庁である所管課が全ての審理関係人（審査請求人（本件申立人）、処分庁（情報公開請求に関し公開方針の決定を行った部署））を招集して行われ、審査請求書や反論書に記載した、審査請求人自らの主張を補充するために設けられる機会である。
（3）審査請求手続を進めるにあたり、所管課は処分庁とも協議し、申立人が行った10件の審査請求にかかる口頭意見陳述について、1日でまとめて実施し、合計1時間30分で10件についての口頭意見陳述を実施する予定とする方針を決定した。
（4）所管課は申立人に対し、令和4年12月〇日、口頭意見陳述について、同月〇日に10件分を合計1時間30分で実施するとの趣旨を通知した。
（5）申立人は所管課に対し、指定日（令和4年12月〇日）に出席することができないことを連絡するとともに、口頭意見陳述の開催時間について1件当たりの時間が短い等の意見を伝えた。
（6）令和5年3月〇日、申立人が来庁し、所管課に対し口頭意見陳述の実施について問い合わせがなされ、所管課は調整中であるとの趣旨を回答した。
（7）同月下旬、所管課の担当者が申立人に電話し、異動により担当ではなくなることを伝えるとともに、年度内に口頭意見陳述を開催できなかったことを謝罪した。
（8）同年4月〇日、申立人が別件（関連する件）で来庁し、本件口頭意見陳述のことも話題となったが、所管課から明確な回答・説明等は無かった。
2.口頭意見陳述が実施されていない理由に関して、所管課は次の趣旨を説明しています。
（1）口頭意見陳述の実施時間について、10件で合計1時間30分との時間は適切であると考えるところ、申立人は時間が短いとの意見であるため、申立人の意見（希望）を踏まえて多少なりとも時間を長くすることができないか、処分庁に対し調整を試みたが奏功していない。
（2）10件の審査案件を合計1時間30分との時間設定で口頭意見陳述を実施することについて、申立人の了解を得ることができていない。
（3）所管課は、申立人が本件に関連して他の不服申立て等の手段も講じていることから、それらに対する対応の必要もあった。
（4）新年度（令和5年度）となり、処分庁の担当者の異動、機器の故障等のために6月下旬までは口頭意見陳述を実施することが困難であった。
以上によれば、所管課は、申立人の意見（希望）を反映する形で口頭意見陳述を実施すべく、一定の対応をしてはいるものの、結論として現在に至るまで口頭意見陳述の実施に関する進展はありません。また、申立人の意見（希望）を反映することができないのであれば、申立人に対してその趣旨を説明して改めて期日の調整を行うことが考えられるところ、所管課から申立人に対する説明等がなされた形跡は認められません。
この結果、令和4年12月〇日に口頭意見陳述の実施日が通知されたものの実施されないことになった後、7か月以上を経過したものの未だに口頭意見陳述は実施されておらず、新たな実施日の指定もなされていません。このような結果は残念です。
よって、上記のとおり意見を表明します。

令和5年7月31日

口頭意見陳述が適切な時期に実施されるよう、関係部署との協議、申立人との連絡調整等、適切な対応をしていただきたい。

令和5年9月28日

是正等の意見通知を受け、審査庁の3課で口頭意見陳述の開催時間や開催方法について検討し、令和5年8月〇日に処分庁に対してその検討結果を伝え候補日時の提示を依頼した。
令和5年9月〇日に処分庁から口頭意見陳述の開催日時の候補日の提示を受け、次の2つの候補日時を令和5年9月〇日に申立人であるA氏（申立人）に提示した。
（1）令和5年11月〇日（〇曜）
午前10時から午前11時30分まで
（2）令和5年11月〇日（〇曜）
午前10時から午前11時30分まで
※申立人の意見（希望）について、10件の審査案件を合計1時間30分で実施することは適切である旨、令和5年7月〇日に「市長への手紙」の回答中で改めて申立人に伝えた。
令和5年9月〇日に申立人から、10月の〇曜日（〇日を除く）と〇曜日を希望し、また、提案の11月は2か月後であり、現時点で予定を組めないとの回答があった。
今後も引き続き、開催に向けて調整を図っていく。